Om snel een conferentie op te zetten maak je gebruik van de Onmiddelijke conferentie optie die uitgelegd is op de Quickstart hulppagina

In dit gedeelte wordt de procedure voor het opzetten en bewerken van een conferentie uitgelegd. U kunt een type conferentie opzetten en plannen om aan uw specifieke behoeften te voldoen. Kies uit de volgende drie soorten conferenties:

• Eenmalige conferentie: Dit conferentie type komt één keer voor op de ingestelde datum en heeft een ingestelde starttijd met een maximale duur van 24 uur. De toegangscode wordt alleen voor deze ene conferentie gebruikt.
• Terugkerende conferentie: Dit type conferentie heeft een ingestelde starttijd met een maximale duur van 24 uur. De conferentie wordt ingepland op de ingestelde dagen, op hetzelfde tijdstip en voor dezelfde duur. De conferentie wordt gepland voor de volgende zes maanden met dezelfde toegangscode die voor elke gebeurtenis wordt gebruikt.
• Conferentie zonder reservering: Dit conferentietype heeft een vaste startdatum en einddatum. De starttijd en duur zijn niet ingesteld voor dit conferentietype. U kunt de toegangscode op elk gewenst moment gebruiken, tot de geplande einddatum. De maximale duur tussen de startdatum en de einddatum is 26 weken (zoals ingesteld door de beheerder).

Een conferentie opzetten

1. Selecteer het conferentietype op het tabblad Een conferentie opzetten.
2. Bewerk de conferentie-informatie op het conferentieformulier.

Klik op de afbeelding voor een grotere versie 

• Conferentie details:

• Type conferentie: Stel een conferentietype in uit de lijst. Beschikbare conferentietypes zijn Audio en Web, alleen Audio en Web.
• Conferentienaam: Voer een naam in voor de conferentie.
• Begindatum: Stel een maand, dag en jaar in vanuit de vervolgkeuzelijsten of klik op om een begindatum in te stellen vanuit de kalender.
• Begintijd: Stel de begintijd en tijdzone in.
• Duur: Stel de uren en minuten in voor de duur van de conferentie
• Frequentie: Selecteer Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks voor de herhaling. Selecteer vervolgens de planningsopties die bij de herhalingsoptie horen die u hebt geselecteerd.
• Gepubliceerd: Stel deze optie in om de conferentie te publiceren in het veld Gepubliceerde conferenties. 

• Factureringscodes

• Afdeling: Voer hier indien nodig een afdeling of afdelingscode in
• Project: Voer hier indien nodig een project of projectcode in.

• Belfuncties van de oproep:
  • Gespreksleider vereist: Stel deze optie in als u wilt dat de conferentieleider in de conferentie aanwezig is om de audio te activeren. Als de deelnemers aan de conferentie deelnemen voor de leider, horen ze de volgende mededeling "De leider heeft dit gesprek nog niet geactiveerd". Het audiogedeelte van de conferentie zal niet actief zijn totdat de leider zich bij de conferentie aansluit.
  • Deelname gedempt: Stel deze optie in om deelnemers aan de conferentie te laten deelnemen op "mute". Als deelnemers aan de conferentie deelnemen, horen zij de volgende mededeling "Uw audio is gedempt". U kunt de conferentie horen, maar kunt niet spreken, tenzij de leider van de conferentie dit inschakelt.
  • Naamafroeping: Stel deze optie in als u wilt dat de namen van de deelnemers worden opgenomen en aangekondigd . 

•  OPMERKING: Als het aantal audiodeelnemers meer dan 10 bedraagt, wordt Naamafroeping gedeactiveerd 

• Toon bij binnenkomen en weggaan: Stel deze optie in als u een toon wilt laten horen wanneer deelnemers deelnemen aan de conferentie en deze verlaten. 
• Persoonlijke ID: Selecteer deze optie als er persoonlijke ID's nodig zijn om deel te nemen aan de conferentie en deze ID's moeten mogelijk worden goedgekeurd voordat ze aan een conferentie kunnen deelnemen.

• OPMERKING: Als er geen optie is geselecteerd, is de mogelijkheid om een persoonlijke ID in te voeren beschikbaar, maar niet verplicht.

• Dubbele Persoonlijke ID's: Selecteer deze optie om dubbele persoonlijke ID's toe te staan op audioverbindingen.
• Wachtwoordbeveiliging:
  • Conferentiewachtwoord: Voer een conferentiewachtwoord in. Het wachtwoord moet 6 tot 20 tekens lang zijn en moet één kleine letter, één cijfer en één speciaal teken (@#$%) bevatten.
  • Bevestigen: Typ het conferentiewachtwoord nogmaals om het te bevestigen.
  • E-mail wachtwoord:Activeer deze optie om het wachtwoord in de e-mailuitnodiging op te nemen.
    • OPMERKING: Als u een wachtwoord gebruikt en deze optie niet instelt, moet u het wachtwoord in een aparte e-mail naar de deelnemers sturen. Zie Wachtwoordbeveiligde conferentie voor meer informatie.

Nadat u een wachtwoord hebt ingesteld voor een Gepubliceerde conferentie, als u later het selectievakje Gepubliceerde conferentiegegevens wist, is het wachtwoord nog steeds van kracht. U moet het wachtwoord uit het veld Conferentiewachtwoord wissen om het te verwijderen.

3. Klik op OK om de conferentie aan te maken. Het tabblad Conferentiedetails met Toegangsinformatie voor de conferentie wordt weergegeven.

Een conferentie te bekijken of bewerken

1. In het tabblad Mijn Conferenties verschijnt de huidige conferentielijst.
2. Klik op de naam van de conferentie om de details voor die conferentie te bekijken. Het conferentieformulier verschijnt.
3. Klik op Details wijzigen.
4. Werk de informatie bij en klik vervolgens op OK om de wijzigingen op te slaan.

Een conferentie uitbreiden

1. In het tabblad Mijn Conferenties verschijnt de huidige conferentielijst.
2. Klik op de naam van de conferentie om de details voor die conferentie te bekijken. Het conferentieformulier verschijnt.
3. Klik op Details wijzigen.
4. Om de conferentie uit te breiden:
   1. Voor een conferentie zonder reservering, wijzigt u de einddatum.
   2. Voor een terugkerende conferentie wijzigt u de begindatum.
5. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

Verlopen conferenties te bekijken

Om verlopen conferenties te bekijken Klik op de link Verlopen conferenties weergeven op het tabblad Mijn conferenties. Zodra u de verlopen conferenties hebt bekeken, klikt u op Beschikbare conferenties weergeven om terug te keren naar de huidige conferenties.